Reduserte fraktkostnader med Freight Invoice Mangement

Denne jobben er tidkrevende og krever stor innsikt i markedet for å kunne finne de beste alternativene, en oppgave flere bedrifter innser krever ekstern kompetanse. Det er nettopp denne problemstillingen det norske firmaet TopLogic har jobbet med i over 20 år. Gjennom grundige analyser av bedriftenes transportbehov og oversikt over de mange aktørene i markedet har TopLogic posisjonert seg som en ekspert på å bistå i dette arbeidet.

Fra tilfeldige avtaler til systematisk analyse av transportavtaler

[factbox id=”1″]

Hvordan jobber bedrifter tradisjonelt med anbud på transporttjenester uten eksterne eksperter som dere?

– Dette har tidligere vært tilfeldig. Mindre bedrifter sender ut et tilbud og sammenligner et par alternativer. Bedriftene vokser og får noen rabatter uten å ha et bevisst forhold til avtalene. Transportpriser er et veldig komplekst felt hvor man må ta hensyn til transporttabeller, vektintervaller, omregningsfaktorer på volum, lang og kort gods, samt mange andre forhold. Det er ikke så lett å sammenligne tilbudene. Det er dette vi har bygd systemer for å gjøre enklere, forteller Øistein Solberg i TopLogic.

Hva skiller denne måten å jobbe på sammenlignet med tjenestene dere tilbyr?

– Skal man gjøre dette riktig er det en omfattende jobb å sammenligne tilbudene. Man kan ta ut sendingsstatistikk og sende dette til transportselskapene og få en pris basert på dette. Vi hjelper til med å sende ut en forespørsel gjennom vårt datasystem hvor vi kan sammenligne priser ut ifra forskjellige volumberegninger og simulere variasjoner for å se forskjeller i tilbudene, utdyper Solberg.

Utfordringer forbundet med tilstrekkelig datagrunnlag

Har kundene og leverandørene alle dataene tilgjengelig for at dere skal kunne gjøre slike beregninger?

– I de tilfeller hvor kundene ikke har tilstrekkelig grunnlag for å kunne gjøre slike analyser kan vi legge inn dataene selv. Dette er en del av jobben vi gjør for å gjøre beregningene riktig. De aller fleste store tilbyderne har slike data tilgjengelig. Vi har en dialog med tilbyderen slik at vi vet hvilke typer gods som den enkelte transportør kan levere. Når vi går ut i en anbudsrunde så setter vi opp de tilbyderne vi vet kan levere. Vi har over 500 aktører i databasen og omhandler gods i hele verden, hovedsakelig i Europa.

– Det som er viktig for oss er at det skal være kunden som gjør valget. Det er ikke alltid pris er det viktigste for kunden, noen ganger er det leveringskvalitet og at det kan leveres hver dag til spesielle steder. Vi er opptatt av at kunden skal kunne selge mer og vi ser på logistikken som et konkurranseverktøy. Vi legger ingen føringer ovenfor kunden om hvem de skal velge. Vi er opptatt av å være en nøytral part som sikrer den beste løsningen for begge parter, presiserer Solberg.

Besparelser og analyse av avvik over tid

Om man ser for seg et firma som sender ut et anbud, hvilke besparelser innebærer dette for kunden?

– Dette handler primært om tidsbesparelser. Vi oppretter kravspesifikasjon i samarbeid med kunden og analyserer nåsituasjonen. Hvor går transporten i dag, hva slags type gods har kunden, er det farlig gods og lignende. Vi ser på transportmønstre og utformer anbudsforespørselen basert på dette. Vi går i forhandlinger sammen med kunden for å finne den beste løsningen, forklarer Solberg.

– Det vi også ser på er Standard Operation Procedures og hvordan samarbeidet skal være mellom kunden og transportøren? Hva skjer hvis det er forsinkelser, feil på faktura, skader og lignende? Det er en god del ting kundene ikke tenker på. Vi trekker på 20 års erfaringer med fraktforhandlinger i våre metoder.

Hvordan følger dere opp kundene over tid?

– Når vi gjør opphandlingen er det “no cure, no pay”. Klarer vi ikke å levere besparelser for kunden slipper de å betale. Vi følger derfor opp kunden med fakturakontroll slik at vi ser om våre analyser stemmer.

Hvilke utfordringer møter dere og kundene i denne prosessen?

– Det er kundens ansvar å velge leverandør. Dette kan føre til at kunden ikke går for den billigste, men heller prioriterer kvalitet. I noen tilfeller greier ikke transportøren å levere i oppstarten, dette kan vi få skylden for om vi ikke har vært klare nok på dette. Vi er opptatt av at kunden for en transportør de er fornøyde med. I andre tilfeller kan det være kunden som gir et bilde av en drømmeverden angående hvordan deres gods er, men ikke er i stand til å gjennomføre dette ovenfor transportøren. Det kan være både kunden og transportøren som ikke greier å innfri hva de lover. Dette er ikke noe stort problem, men kan føre til noe etterarbeid.

Forløpende utvikling av softwareløsning for transportanalyse

Hvordan oppdateres og videreutvikles løsningen deres?

– Vi har utviklet transportsoftware i 20 år. Det vi manglet i oppstarten var kunnskapen om hvordan avtaler skulle være, hvordan man beregner kostnader, og hvordan man forhandler frem gode avtaler. Vi har bygget et eget system som vi kaller FIM (Freight Invoice Mangement)  som tilbys som en skybasert portal i opphandlingen. Kunden kan se alle tilbudene som kommer inn og vi bruker den til å følge opp fakturaene og for å kunne se avvikene. Vi kontrollerer hver sending og kan finne feil om transportøren har fakturert for mye eller for lite.

Er det mye jobb å holde dette oppdatert i forhold til rammebetingelsene?

– Det var dette vi oppdaget når vi leverte datasystemet. Kunden har hverken tid, anledning eller kunnskap til å gjøre oppdateringer på forhold som dieseltillegg, sonetabeller og mange andre forhold som endres. Dette er en stor jobb som krever mye kunnskap. Dette har vi bygd inn i vårt system. Vi leverer en nøkkelferdig løsningen som holder transportavtalene oppdatert og kontrollerer at alt er riktig.

Hvordan er konkurransesituasjonen i bransjen deres?

– Det er mange som sier at de gjør transportanalyser. Transportørene leverer også fakturakontroll til sine kunder, men dette kontrolleres mot samme database som lager fakturaene. Det gjør det vanskelig for kunden å se hvorfor det eventuelt skulle komme en prisøkning. Det er ikke mange som kan levere det vi gjør. Transportavtaler er et veldig komplisert området med mange detaljer som gjør at det er mye å sette seg inn i. Vår jobb er å alltid være i forkant for å kunne levere de beste analysene, avslutter Solberg.